Equipe:
- Marilene Vianna Vettore
- Nathalia Camargo
- Andressa Fateus
Funções da Coordenação Administrativa da DIPLAN:
- Apoiar administrativamente todos as coordenações da DIPLAN.
- Organizar a agenda da DIPLAN e suas coordenações para manutenção de relações sinérgicas, construtivas e coordenadas.
- Gerenciar o banco de dados dos contatos de interesse da Diretoria para uso da equipe, mantendo sua atualização constante.
- Assessorar a realização de reuniões presenciais e/ou virtuais, compreendendo a elaboração de atas e controle de encaminhamentos.
- Realizar a leitura diária do DOERJ para busca de informações de interesse para a DIPLAN e suas Coordenações, direcionando as informações para os diretamente interessados e fazendo a guarda em arquivo apropriado.
- Catalogar legislações, atos oficiais, documentos e publicações de interesse da DIPLAN.
- Verificar continuamente a caixa de e-mails e demais canais institucionais de comunicação da DIPLAN para triagem e sinalização de informação sensível de interesse para a Diretoria.
- Verificar diariamente o Sistema Eletrônico de Informações- SEI; fazer controle de Processos (filtragem, triagem, recebimento, saída); setorizar e encaminhar internamente para cada Coordenação ou enviar para o destinatário correto.
- Executar as tarefas de recebimento, triagem, controle, distribuição e arquivo de documentação da DIPLAN em meio físico e digital.
- Providenciar o suprimento de material permanente e de consumo da DIPLAN.
- Registrar os períodos de férias concedidas no sistema do setor competente.
- Enviar mapa de frequência mensal para o setor competente.
- Confeccionar folha de ponto física da Diretoria e arquivar para cumprimento de normas legais.
- Elaborar o planejamento de férias da diretoria.
- Providenciar a manutenção das instalações físicas da diretoria.
- Zelar pela conservação e manutenção patrimonial da diretoria.