Coordenação Administrativa

Equipe:

  • Nathalia Camargo
  • Silvana de Oliveira Leite

Funções da Coordenação Administrativa da DIPLAN:

  1. Apoiar administrativamente todos as coordenações da DIPLAN.
  2. Organizar a agenda da DIPLAN e suas coordenações para manutenção de relações sinérgicas, construtivas e coordenadas.
  3. Gerenciar o banco de dados dos contatos de interesse da Diretoria para uso da equipe, mantendo sua atualização constante.
  4. Assessorar a realização de reuniões presenciais e/ou virtuais, compreendendo a elaboração de atas e controle de encaminhamentos.
  5. Realizar a leitura diária do DOERJ para busca de informações de interesse para a DIPLAN e suas Coordenações, direcionando as informações para os diretamente interessados e fazendo a guarda em arquivo apropriado.
  6. Catalogar legislações, atos oficiais, documentos e publicações de interesse da DIPLAN.
  7. Verificar continuamente a caixa de e-mails e demais canais institucionais de comunicação da DIPLAN para triagem e sinalização de informação sensível de interesse para a Diretoria.
  8. Verificar diariamente o Sistema Eletrônico de Informações- SEI; fazer controle de Processos (filtragem, triagem, recebimento, saída); setorizar e encaminhar internamente para cada Coordenação ou enviar para o destinatário correto.
  9. Executar as tarefas de recebimento, triagem, controle, distribuição e arquivo de documentação da DIPLAN em meio físico e digital.
  10. Providenciar o suprimento de material permanente e de consumo da DIPLAN.
  11. Registrar os períodos de férias concedidas no sistema do setor competente.
  12. Enviar mapa de frequência mensal para o setor competente.
  13. Confeccionar folha de ponto física da Diretoria e arquivar para cumprimento de normas legais.
  14. Elaborar o planejamento de férias da diretoria.
  15. Providenciar a manutenção das instalações físicas da diretoria.
  16. Zelar pela conservação e manutenção patrimonial da diretoria.