O Orçamento

Um orçamento consiste na previsão e cálculo de despesas e receitas a serem despendidas em determinado período – no caso da UERJ, um ano.
É formalizado por programa de trabalho, natureza da despesa e fontes de recursos. Em função de modificações no ambiente a que se refere, é normal que durante o ano haja necessidade de ajustá-lo, fazendo mudanças em sua distribuição. Essas adequações são importantes para manter o orçamento sempre o mais próximo possível da realidade.

Cada programa de trabalho reúne uma série de atividades com finalidades semelhantes. Por exemplo, os contratos de limpeza, segurança e aquisição de material de consumo utilizado no dia a dia da Universidade encontram-se no mesmo programa de trabalho: Manutenção das Atividades Operacionais/Administrativas da UERJ ou, simplesmente, Manutenção da UERJ.

As naturezas de despesa servem para classificar em grupos as despesas que são feitas na Universidade. Pode-se tomar como exemplo as aquisições de frascos de detergente ou de fios cirúrgicos que são registradas como material de consumo.

Com base em determinações do Governo Federal, a classificação e codificação das despesas e receitas seguem as determinações do Decreto Estadual nº 30.405. Esse procedimento é feito após determinada data, especificada nesse decreto (em geral depois de 1º de janeiro) e consolidada numa publicação denominada Classificador de Receita e Despesa.

Dentro do orçamento, as despesas são também identificadas conforme a fonte de recursos. No caso da UERJ, são três fontes: 100 para recursos do tesouro estadual, 230 para recursos diretamente arrecadados pela Universidade, por meio de contratos e prestações de serviços, e 212 para convênios celebrados com instituições federais, estaduais ou municipais. Uma mesma natureza de despesa pode ter recursos das três fontes, detalhados por fonte.

Proposta orçamentária

A proposta orçamentária, obrigatória para qualquer órgão da administração pública, resume o planejamento para o exercício seguinte, devendo todas as despesas estar adequadamente amparadas por receitas de igual valor. Para sua preparação, a Diplan aciona várias áreas dentro da UERJ, que consolidam as propostas dos setores a elas subordinadas hierarquicamente.

Sua preparação começa em março, com a projeção das despesas de manutenção da Universidade e, paralelamente, com a discussão sobre os projetos que serão incorporados a ela (valores e prioridades). O término do processo depende do calendário definido pelo Governo do Estado, mas deve encerrar-se até o final do mês de julho.
Seja qual for a data, o formato ou o trâmite, a proposta orçamentária da UERJ não é enviada ao governo antes de sua aprovação no plenário do Conselho Universitário.

Execução orçamentária

Aprovado o orçamento e retratado no Quadro de Detalhamento de Receitas e Despesas de cada órgão, tem início sua execução, que inclui a realização das atividades previstas e aprovadas na proposta orçamentária. No setor público, a execução de uma despesa apresenta algumas peculiaridades. Seu ciclo consta de:

· Empenhamento – quando o valor referente à despesa que será feita é abatido do orçamento, um documento, a nota de empenho, é emitido. Como o orçamento tem um total determinado, só é possível emitir notas de empenho enquanto houver saldo orçamentário. O empenhamento pode, numa comparação, ser igualado a uma encomenda, ou pedido, antes de o produto ou serviço ser entregue.

· Liquidação – quando as mercadorias ou os serviços são recebidos, acontece a liquidação. Só a partir desse momento a despesa pode ser paga.

· Pagamento – ocorre a partir do momento da liquidação.

Um ponto importante no processo é a absoluta hierarquia desses três momentos. Nenhuma despesa pode ser feita sem prévio empenho. Para a liquidação, é necessário o empenhamento. O pagamento só deve ocorrer após a liquidação.